4.faqs ΟΚ

4. Ερωτήσεις Αναθετουσών Αρχών

4.1 Πότε υφίσταται υποχρέωση παραλαβής Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

4.2 Πότε εκκινούν οι προθεσμίες πληρωμής;

Οι προθεσμίες πληρωμής εκκινούν με την επιτυχή, από τεχνικής απόψεως παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από το Πληροφοριακό σας Σύστημα ή την εφαρμογή ΕΔΗΤ ή το ePDE.

Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το ΕΔΗΤ για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, αποστέλλεται αυτόματα στους χρήστες της εφαρμογής και στο email επικοιωνίας που έχει θέσει η ΑΑ, ενημερωτικό ηλεκτρονικό μήνυμα για την ύπαρξη νέου διαθέσιμου τιμολογίου.

Η τεχνική παραλαβή χρονοσημαίνεται και επικοινωνείται στον πωλητή με τυποποιημένο μήνυμα του ΚΕΔ ("ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ").

4.3 Tι θεωρείται πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο;

Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο νοείται το τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή βάσει του Εθνικού ή Ευρωπαϊκού Μορφότυπου και μόνο.
ΠΡΟΣΟΧΗ!!!
Μοναδικός τρόπος παραλαβής του ΗΤ είναι μέσω του ΚΕΔ

4.4 Τι πρέπει να κάνω για να λάβω Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο που αφορά την υπηρεσία μου;

Απαραίτητη προϋπόθεση για να μπορέσει μια Αναθέτουσα Αρχή να παραλάβει για πρώτη φορά Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο είναι να περιληφθεί στο Μητρώο ΑΑ για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο (ΑΑΗΤ). Όλοι οι Φορείς του Δημοσίου αποκτούν πρόσβαση στα ΗΤ αρμοδιότητάς τους μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΨΔ, η οποία αποτελεί το μοναδικό σημείο υποδοχής ηλεκτρονικών τιμολογίων για λογαριασμό όλων των Φορέων του Δημοσίου. Ο τρόπος αυτός προσδιορίζεται αναλυτικά στην ΚΥΑ της Αρχιτεκτονικής (αριθμ.οικ.98979 ΕΞ2021/10-8-2021) όπως ισχύει. Η παραλαβή του ΗΤ από την ΑΑ μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

1. Αν η Αναθέτουσα Αρχή διαθέτει κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα, τότε μπορεί να παραλάβει το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο σύστημά της, μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών (web services-ws) του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΨΔ (ΚΕΔ). Για πληροφορίες σχετικές με την χρήση και εκμετάλλευση των ws πατήστε εδώ. Σε αυτήν την περίπτωση η διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου και η επικοινωνία με το ΚΕΔ γίνεται από το Πληροφοριακό Σύστημα μέσω ws.

2. Αν η Αναθέτουσα Αρχή δεν διαθέτει το κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) ή δεν έχει ακόμα αναβαθμίσει το ΠΣ της (περίπτωση 1) ή υπάρχει προσωρινή τεχνική αδυναμία, τότε θα μπορεί να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή «ΕΔΗΤ» της ΓΓΠΣΨΔ.

Πληροφορίες για τη χρήση της εφαρμογής (user manual) και της διαδικασίας εξουσιοδότησης χρηστών μπορείτε να βρείτε εδώ.

3. Στην περίπτωση που το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αφορά προϋπολογισμό του ΠΔΕ, η λήψη και διαχείρηση του γίνεται από το Πληροφοριακό Σύστημα του ePDE

Οποιοσδήποτε άλλος τρόπος λήψης ΗΤ (π.χ. μέσω e-mail, αποστολής σε εκτυπώσιμη μορφή, αναζήτηση σε πλατφόρμα εκδότη / παρόχου / ΑΑΔΕ) είναι εκτός νομοθετικού πλαισίου.

4.5 Τι είναι το Μητρώο Αναθετουσών Αρχών για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση;

Το μητρώο ΑΑΗΤ περιλαμβάνει τα στοιχεία των Αναθετουσών Αρχών όπως π.χ. ο μοναδικός κωδικός αριθμός, ο φορέας στον οποίο ανήκει και η οικονομική υπηρεσία ελέγχου και πληρωμής των δαπανών της. Προϋπόθεση για την εγγραφή της κάθε Αναθέτουσας Αρχής στο Μητρώο, είναι να έχει ήδη ενταχθεί στο Mητρώο ΑΑ της ΕΑΑΔΗΣΥ.

4.6 Ποια υπηρεσία διαχειρίζεται το μητρώο Αναθετουσών Αρχών για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (ΑΑΗΤ) και ποια η σχέση με το μητρώο Αναθετουσών Αρχών της ΕΑΑΔΗΣΥ;

Το μητρώο Αναθετουσών Αρχών για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, το διαχειρίζεται η Δ/νση Υποστήριξης Λειτουργίας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημοσιονομικού Τομέα της ΓΓΠΣΨΔ.

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση σχετικά με το Μητρώο μπορείτε να υποβάλλετε ερωτήματα στο ticket

4.7 Δε βρίσκω τον φορέα μου στη λίστα με τις Αναθέτουσες Αρχές. Τι πρέπει να κάνω;

Αναλυτικές πληροφορίες στο σύνδεσμο εγγραφής μιας Αναθέτουσας Αρχής στο Μητρώο ΑΑ για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (ΑΑΗΤ) θα βρείτε εδώ.

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση σχετικά με το Μητρώο, μπορείτε να υποβάλλετε ερωτήματα στο ticket

4.8 Τα στοιχεία του φορέα μου που δηλώθηκαν στο ΑΑΗΤ άλλαξαν (πχ ο φορέας μου άλλαξε ΑΦΜ, Νομική μορφή, επωνυμία,
διοικητική ταξινόμηση ή εποπτεύεται από άλλο υπουργείο κλπ). Πρέπει να κάνω κάτι ;

Σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να σταλεί email στο: anathetouses@gsis.gr με τις αλλαγές που έχουν γίνει, καθώς και πλήρη στοιχεία επικοινωνίας του φορέα.

4.9 Ποια μηνύματα ανταλλάσσονται με τον πωλητή;

Μεταξύ του πωλητή και της Αναθέτουσας Αρχής ανταλλάσσονται, μέσω του Παρόχου, τα παρακάτω μηνύματα:

επιτυχής παραλαβή ΗΤ από το σύστημα της ΑΑ (ημερομηνία παραλαβής ΗΤ)
απόρριψη από ΑΑ
αμφισβήτηση από ΑΑ (με πιθανή αίτηση για αποστολή πιστωτικού ή άλλων πρόσθετων δικαιολογητικών)
απόρριψη με δυνατότητα επανυποβολής ή Αίτημα Διόρθωσης

Επιπλέον, στις περιπτώσεις ΧΕΠ / διαχειριστή ΠΠ αποστέλλονται τα παρακάτω μηνύματα :

αποδοχή
πληρωμή / μερική πληρωμή

4.10 Πώς διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του, από το Πληροφοριακό Σύστημα του φορέα μου;

Ως αρμόδιος υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής, αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Φορέα σας. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του.

Το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δύναται να αποθηκευθεί στο Πληροφοριακό Σύστημα. Σε περίπτωση εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών - ΗΔΔ (Φορείς Κεντρικής Διοίκησης), το ΗΤ αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

4.11 Πότε χρησιμοποιώ το e-ΠΔΕ για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Η Αναθέτουσα Αρχή παραλαμβάνει και διαχειρίζεται μέσω του e-ΠΔΕ κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, το οποίο εκδίδεται στο πλαίσιο Σύμβασης, που εκτελείται με δαπάνη από τον προϋπολογισμό του ΠΔΕ.

4.12 Πώς διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από το πληροφοριακό σύστημα e-ΠΔΕ;

Αναλυτικές οδηγίες για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μέσω του e-ΠΔΕ, είναι διαθέσιμες στον σύνδεσμο http://epde.gr/liferay-portal/nea, στη διαδρομή Νέα και Εγκύκλιοι ΔΔΕ/Νέα διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής μέσω e-ΠΔΕ, εγχειρίδιο χρήσης - 14/12/2020 (σελ. 6-18)

4.13 Πώς διαχειρίζομαι το ηλεκτρονικhttps://www.gsis.gr/e-invoice/#EDHTό τιμολόγιο, σε περίπτωση παραλαβής του από την εφαρμογή ΕΔΗΤ;

Ως αρμόδιος υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής που έχετε πιστοποιηθεί ως χρήστης του ΕΔΗΤ, αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του και αποθήκευσης - εισαγωγής του στο Πληροφοριακό σας Σύστημα.

Με την ολοκλήρωση του ελέγχου μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ, δρομολογείτε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στην αρμόδια για την πληρωμή Οικονομική Υπηρεσία. Σε περίπτωση εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών (ΗΔΔ), το ΗΤ αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

4.14 Πώς διαχειρίζομαι το πιστωτικό τιμολόγιο;

Οι καταστάσεις των πιστωτικών και χρεωστικών τιμολογίων είναι ίδιες, με τη διαφορά ότι ένα πιστωτικό ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν τίθεται σε κατάσταση «πληρωμή» ή «μερική πληρωμή». Ουσιαστικά η διαχείριση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου (χρεωστικού ή πιστωτικού) δεν διαφοροποιείται από αυτή του έγχαρτου. Σε περίπτωση που απορρίψετε ένα χρεωστικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο και ο προμηθευτής εκδώσει σχετικό πιστωτικό, τότε αυτό τίθεται σε κατάσταση «αποδοχή». Διαφορετικά, εάν θεωρείτε ότι κακώς εκδόθηκε πιστωτικό ηλεκτρονικό τιμολόγιο, θα πρέπει αυτό να απορριφθεί με την ίδια λογική που απορρίπτεται και ένα χρεωστικό.
Ένα συσχετισμένο πιστωτικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, μπορεί να συσχετιστεί με ένα ή περισσότερα χρεωστικά. Αντίθετα σε περίπτωση έκδοσης μη συσχετισμένου πιστωτικού Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, δεν είναι δυνατή η αυτόματη συστημική συσχέτισή του με το σχετικό/α χρεωστικό/ά.

4.15 Πώς βλέπω το περιεχόμενο ενός Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Σε περίπτωση λήψης του τιμολογίου μέσω:

α) της εφαρμογής ΕΔΗΤ ή του ΠΔΕ δίνεται η δυνατότητα προβολής / αποθήκευσης του xml αρχείου που αντιστοιχεί στο πρωτότυπο ΗΤ, καθώς και η δυνατότητα προβολής html αρχείου, το οποίο μπορεί ο χρήστης να αποθηκεύσει σε μορφή pdf μέσω του browser και

β) του συστήματος ERP του φορέα, η προβολή / αποθήκευση του τιμολογίου θα γίνεται από το σύστημα.

4.16 Πότε απορρίπτεται ένα τιμολόγιο από την Αναθέτουσα Αρχή; Τι μήνυμα λαμβάνει ο πωλητής;

Ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο απορρίπτεται όταν κατά τον έλεγχο ορθότητάς του, προκύπτει ότι δεν είναι σύμφωνο με τους όρους υφιστάμενης σύμβασης ή κατόπιν διαπίστωσης της μη νομιμότητας της δαπάνης. Ο πωλητής, μέσω του ΚΕΔ λαμβάνει μήνυμα "ΑΠΟΡΡΙΨΗ".

4.17 Πότε απορρίπτεται με δυνατότητα διόρθωσης και επανυποβολής (αίτημα διόρθωσης/Soft Reject) ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο; Τι μήνυμα λαμβάνει ο πωλητής;

Ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο απορρίπτεται με δυνατότητα επανυποβολής (αίτημα διόρθωσης) από την Αναθέτουσα Αρχή, σε περίπτωση που έχουν συμπληρωθεί εσφαλμένα ένα ή περισσότερα από τα πέντε (5) συγκεκριμένα πεδία, που προβλέπονται στην παράγραφο 5 του άρθρου 5 της αριθ. 98979 ΕΞ 2021/10.08.2021 ΚΥΑ.

Ο πάροχος, μέσω του ΚΕΔ λαμβάνει μήνυμα "SOFT REJECT" και διαβιβάζει ανάλογο μήνυμα στον πωλητή

4.18 Το διορθωμένο ΗΤ που αποστέλλεται από τον Πωλητή αποτελεί διαφορετικό παραστατικό σε σχέση με το αρχικό;

Το διορθωμένο ΗΤ δεν αποτελεί διαφορετικό παραστατικό σε σχέση με το αρχικό, αφού αφορά στην ίδια συναλλαγή, έχει τον ίδιο μοναδικό αριθμό και ΜΑΡΚ, καθώς και το περιεχόμενό του ταυτίζεται με αυτό του αρχικού, με εξαίρεση τις πληροφορίες των υπόψη πέντε πεδίων για τις οποίες δύναται να ζητηθεί διόρθωση από την Αναθέτουσα Αρχή

4.19 Πρέπει το Πληροφοριακό Σύστημα που λειτουργεί στην Υπηρεσία μου, να λάβει κάποια πιστοποίηση για να μπορεί να λάβει Ηλεκτρονικά Τιμολόγια;

Το Πληροφορακό Σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής θα ακολουθήσει τη διαδικασία που ορίζει το Κεντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) για την υλοποίηση των διαδικτυακών υπηρεσιών https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked.

Το ΠΣ της Αναθέτουσας Αρχής θα πρέπει να εναρμονιστεί με τις τεχνικές προδιαγραφές που συνάδουν με το νομικό πλαίσιο του ηλεκτρονικού τιμολογίου. Περισσότερες πληροφορίες στον ιστότοπο του ηλεκτρονικού τιμολογίου στις B2G συναλλαγές https://www.gsis.gr/e-invoice

4.20 Η Υπηρεσία μου δεν έχει Πληροφοριακό Σύστημα. Πώς θα λάβω ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;

Βλέπε σχετικό ερώτημα 6.1.3

4.21 Θα πρέπει να αναφέρεται η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου στα έγγραφα της σύμβασης;

Για τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων που εκκινούν μετά την πάροδο της εκάστοτε ημερομηνίας έναρξης υποχρέωσης για ηλεκτρονική τιμολόγηση, σύμφωνα με την αριθμ. 52445 ΕΞ2023/4-4-2023 ΚΥΑ (Β' 2385), οι αναθέτουσες αρχές και οι αναθέτοντες φορείς, οφείλουν να περιλαμβάνουν ρητή πρόβλεψη στα έγγραφα της σύμβασης αναφορικά με την υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.

4.22 Ακολουθείται διαφορετική διαδικασία για την πληρωμή Ηλεκτρονικού Τιμολογίου αν η δαπάνη επιβαρύνει τον Τακτικό Προϋπολογισμό, (μόνο Φορείς Κεντρικής Διοίκησης), το ΠΔΕ ή από άλλο προϋπολογισμό (φορείς εκτός Κεντρικής Διοίκησης);

Για κάθε τύπο προϋπολογισμού ισχύουν οι γενικές αλλά και οι κατά περίπτωση ειδικότερες διατάξεις.

Οι ίδιες αυτές διατάξεις εφαρμόζονται και στην περίπτωση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, με μόνη διαφορά στον τρόπο λήψης και διακίνησής του εντός του φορέα.

4.23 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ / διαχειριστής ΠΠ τι πρέπει να κάνω για να λάβω Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο που αφορά μια Σύμβασή μου;

Θα πρέπει να έχετε πρόσβαση στο ΠΣ της Αναθέτουσας Αρχής (εφ' όσον αυτό υποστηρίζει ΗΤ) ή να εξουσιοδοτηθείτε στο ΕΔΗΤ με τον αντίστοιχο ρόλο (Υπόλογος ΧΕΠ / Διαχειριστής Πάγιας προκαταβολής).

4.24 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ / διαχειριστής ΠΠ πώς διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από το Πληροφοριακό Σύστημα του Φορέα μου;

Μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Φορέα σας αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου αλλά και νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πληρωμής του ΗΤ (εξωσυστημική διαδικασία), ενημερώνετε το Πληροφοριακό σας Σύστημα με την νέα κατάσταση ("ΠΛΗΡΩΜΗ") του ΗΤ και δημιουργείτε το φάκελο της δαπάνης.

Περισσότερες πληροφορίες στη σχετική τεκμηρίωση https://www.gsis.gr/e-invoice.

4.25 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ / διαχειριστής ΠΠ πώς διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από την εφαρμογή ΕΔΗΤ;

Μέσω του ΕΔΗΤ αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου αλλά και νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης, εκτύπωσης αντιγράφου του και αποθήκευσης - εισαγωγής του στο ΠΣ της Αναθέτουσας Αρχής. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πληρωμής του ΗΤ (εξωσυστημική διαδικασία), ενημερώνετε το ΕΔΗΤ με την νέα κατάσταση ("ΠΛΗΡΩΜΗ") του ΗΤ και δημιουργείται ο φάκελος της δαπάνης. Περισσότερες πληροφορίες στη σχετική τεκμηρίωση.

4.26 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ / διαχειριστής ΠΠ τι ενέργειες μπορώ να κάνω όταν διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ;

Μπορείτε:

α) να θέσετε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε αμφισβήτηση, με αποστολή σχετικού μηνύματος μέσω ΚΕΔ, στον πωλητή αναφέροντας περιληπτικά τους λόγους αμφισβήτησης

β) να το απορρίψετε και

γ) σε περίπτωση πληρωμής / μερικής πληρωμής, η οποία γίνεται εξωσυστημικά, ενημερώνετε το ΕΔΗΤ με τις ενέργειες αυτές, ώστε να αλλάξει η κατάσταση του ΗΤ σε πληρωμένο και να ενημερωθεί σχετικά μέσω ΚΕΔ ο πωλητής.

4.27 Σε ποιες περιπτώσεις, οφείλει να ακολουθεί τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις Δημόσιες Συμβάσεις, ένα ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ, σε περίπτωση άσκησης επιχειρηματικής δραστηριότητας;

Ένα ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ που ανήκει στους φορείς Γενικής Κυβέρνησης σε περίπτωση συναλλαγής με άλλο φορέα, στα πλαίσια άσκησης επιχειρηματικής του δραστηριότητας, θα πρέπει να απευθυνθεί σε πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και να υποβάλλει τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στην αρμόδια αναθέτουσα αρχή σύμφωνα με τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις δημόσιες συμβάσεις.

4.28 Πώς μπορώ να ξεχωρίσω την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο;

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβιβάζονται πάντα μέσω Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και η εκτύπωση τους εμφανίζει υποχρεωτικά τη συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης (##AUTHCODE##), όπως περιγράφεται στο παράρτημα Β της ΥΑ αριθμ.Α.1035/2020.

Αυτό διαφοροποιεί την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι μας έχει προσκομιστεί εκτύπωση ηλεκτρονικού τιμολογίου, θα πρέπει να αναζητήσουμε στο πληροφοριακό μας σύστημα (π.χ. e-ΠΔΕ, ΟΠΣΔΠ, ΕΔΗΤ κλπ) το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δεδομένου ότι πρωτότυπο δικαιολογητικό είναι το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου.

Η δυνατότητα οπτικοποίησης / εκτύπωσης δίνεται, προκειμένου να είναι δυνατός ο έλεγχος του περιεχομένου του ηλεκτρονικού αρχείου και σε καμία περίπτωση δεν αποτελεί δικαιολογητικό εκκαθάρισης / πληρωμής.

4.29 Πώς ελέγχεται η φορολογική εγκυρότητα ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου;

Η ύπαρξη του Μ.ΑΡ.Κ. (μοναδικός αριθμός καταχώρησης που χορηγείται από την ΑΑΔΕ για κάθε έγκυρη διαβίβαση δεδομένων στην πλατφόρμα myData), της συμβολοσειράς αυθεντικοποίησης και του αναγνωριστικού του παραστατικού (UID), τα οποία είναι τρία νέα στοιχεία που υποχρεωτικά περιλαμβάνονται στο ΗΤ και εξασφαλίζουν την εγκυρότητα και ορθότητα του παραστατικού από φορολογική άποψη.

Τα στοιχεία αυτά ελέγχονται από το ΚΕΔ κατά την παραλαβή των τιμολογίων και πριν τη διάθεσή στους αρμόδιους φορείς, μέσω σχετικής διεπαφής που έχει αναπτυχθεί μεταξύ ΚΕΔ και ΑΑΔΕ. Κατά συνέπεια δεν απαιτείται περαιτέρω έλεγχος εγκυρότητας των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους Φορείς.

4.30 Πώς διαχειριζόμαστε τις κρατήσεις υπέρ τρίτων και παρακρατήσεις, που αναφέρονται στο ΗΤ;

Ο προσδιορισμός του ύψους των κρατήσεων / παρακρατήσεων και η παρακράτηση και απόδοσή τους, είναι αρμοδιότητα και ευθύνη του Φορέα του Δημοσίου. Βάσει του μορφοτύπου των ΗΤ που εκδίδονται στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων (ΚΥΑ αριθ.63446/31-5-2021), τα ποσά των κρατήσεων /παρακρατήσεων, δύναται να συμπληρώνονται από τους οικονομικούς φορείς σε συγκεκριμένα πληροφοριακά πεδία του ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Η κατά τα ανωτέρω συμπλήρωση των ποσών αυτών, δεν επηρεάζει την συνολική αξία του ΗΤ και την εκκαθάριση της δαπάνης από την οικονομική υπηρεσία του Φορέα. Τα ανωτέρω ισχύουν και στην περίπτωση αναγραφής των κρατήσεων / παρακρατήσεων σε έγχαρτα τιμολόγια.

4.31 Στο φορέα μου δεν υπάρχει ένα διαχειριστικό τμήμα, αλλά λειτουργούν ξεχωριστές διαχειρίσεις και αποθήκες. Παράδειγμα: φαρμακείο, τα τρόφιμα, τα Υγειονομικά υλικά και τα λοιπά αναλώσιμα υλικά. Πώς ο υπάλληλος της κάθε διαχείρισης θα ξεχωρίζει ποια τιμολόγια τον αφορούν; Πώς θα δρομολογείται το τιμολόγιο στο κατάλληλο διαχειριστικό τμήμα ώστε ο υπάλληλος να μπορεί να το αντλεί;

Ο Μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολόγιου διαθέτει πεδία τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για διευκόλυνση της διαχείρισης των ηλεκτρονικών τιμολογίων όπως:

BT-13 Αναφορά Εντολής Αγοράς – (Purchase order reference) Αναγνωριστικό της αντίστοιχης Εντολής Αγοράς, σε επίπεδο Η.Τ.
BT-16 Στοιχείο Αναφοράς Δελτίου Αποστολής – (Despatch advice reference) Στο πεδίο συμπληρώνεται κατά περίπτωση, ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής (ΔΑ) του αγαθού στο οποίο αναφέρεται το Η.Τ.
ΒΤ-10 Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή - Buyer reference Ένα αναγνωριστικό που αποδίδεται από τον Αγοραστή και χρησιμοποιείται για σκοπούς εσωτερικής δρομολόγησης

Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω webservices από το ΚΕΔ , τα προαναφερόμενα πεδία υπάρχουν και στις τεχνικές προδιαγραφές των web services
Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του ΕΔΗΤ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο ΒΤ-10 «Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή» που φαίνεται στην πρώτη σελίδα αναζήτησης της λίστας των ηλεκτρονικών τιμολόγιων που αφορούν τον φορέα σας.

Μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό μορφότυπου που έχει αναρτηθεί στο Portal για την ηλεκτρονική τιμολόγηση

4.32 Είμαι διαχειριστής ΑΑ στο ΕΔΗΤ. Πώς αναθέτω τιμολόγιο σε υπόλογο ΧΕΠ / διαχειριστή Πάγιας Προκαταβολής όταν δεν υπάρχει σύμβαση.;

Ο «Διαχειριστής ΑΑ» κατά την εξουσιοδότηση των χρηστών με ρόλο υπόλογου ΧΕΠ ή διαχειριστή Π.Π, εκτός από τα βασικά στοιχεία που συμπληρώνει (Αναθέτουσα Αρχή, ο ρόλος του χρήστη, ο ΑΦΜ του Φυσικού προσώπου που θα εξουσιοδοτηθεί και το email του, χρειάζεται να συμπληρωθεί πίνακας με τα στοιχεία αναφοράς σύμβασης (ΑΔΑΜ). Όταν το τιμολόγιο δεν αφορά κάποια Δημόσια Σύμβαση, στη θέση του ΑΔΑΜ ο «Διαχειριστής ΑΑ» θα συμπληρώσει την τιμή 0|ΑΔΑ Ανάληψης Υποχρέωσης πχ. 0|ΚΛΥ46ΜΤΛΒ-ΟΚ2