Ε.Μ.Επ. Κέντρο Ειδοποιήσεων - Συχνές Ερωτήσεις

Το «Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων» είναι μια ειδική διαδικτυακή υπηρεσία μέσω της οποίας δίνεται η δυνατότητα ηλεκτρονικής επικοινωνίας των φορέων του δημοσίου τομέα με τα φυσικά πρόσωπα που έχουν καταχωρίσει τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο Ε.Μ.Επ. και έχουν συναινέσει στην ηλεκτρονική επικοινωνία με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

To Ε.Μ.Επ- Κέντρο Ειδοποιήσεων σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.), η οποία είναι και υπεύθυνη για τη λειτουργία της υπηρεσίας.

Μέσω του Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος κάθε φορέα του δημοσίου τομέα δύναται για λογαριασμό του φορέα στον οποίο υπηρετεί να:

α) αντλεί από το Ε.Μ.Επ. τα ακόλουθα στοιχεία που αφορούν σ’ ένα ή περισσότερα φυσικά πρόσωπα εισάγοντας τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) τους:

i) ονοματεπώνυμο,

ii) αριθμό κινητού τηλεφώνου επικοινωνίας,

iii) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

β) αποστέλλει ειδοποιήσεις στο κινητό τηλέφωνο ή/και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail) σε ένα (ατομική αποστολή) ή περισσότερα (μαζική αποστολή) φυσικά πρόσωπα,

γ) αναζητά το ιστορικό των απεσταλμένων ειδοποιήσεων που πραγματοποιήθηκαν από τον φορέα στον οποίο υπηρετεί.

Η υπηρεσία Ε.Μ.Επ -Κέντρο Ειδοποιήσεων απευθύνεται σε όλους τους φορείς του δημοσίου τομέα, οι οποίοι δύνανται να την αξιοποιήσουν για να επικοινωνήσουν ηλεκτρονικά με τα φυσικά πρόσωπα που έχουν καταχωρίσει τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο Ε.Μ.Επ και έχουν συναινέσει στην ηλεκτρονική επικοινωνία με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

Δυνητικοί χρήστες της υπηρεσίας Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων είναι οι υπάλληλοι των φορέων του Δημόσιου Τομέα. Οι υπάλληλοι δύνανται να αποκτήσουν πρόσβαση στο Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων με χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με όσα ορίζονται στην υπ’ αρ. 29810 ΕΞ/23.10.2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας κατόπιν εξουσιοδότησης από τον φορέα τους. Κατά την πρόσβαση των υπαλλήλων στο «Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων» επαληθεύεται η ταυτότητα του υπαλλήλου, η ιδιότητά του ως δημοσίου υπαλλήλου και γίνεται έλεγχος των δικαιωμάτων που του έχουν εκχωρηθεί από τον φορέα του.

Η εξουσιοδότηση διενεργείται μέσω της «Υπηρεσίας εξουσιοδότησης χρηστών οριζόντιων πληροφοριακών συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με τα οριζόμενα στην υπ’ αρ. 19821 ΕΞ 2023 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας. Η διαδικασία εξουσιοδότησης διαλειτουργεί με το Μητρώο Απογραφής Δημοσίων Υπαλλήλων. Οι Διευθύνσεις Ανθρωπίνου Δυναμικού εκάστου φορέα ορίζουν τους χρήστες του πληροφοριακού συστήματος Ε.Μ.Επ.-Κέντρο ειδοποιήσεων μέσω της εφαρμογής εξουσιοδοτήσεων της ΓΓΠΣΔΔ.  

Υπάρχουν δύο ρόλοι στο κέντρο Ειδοποιήσεων. Ο «Αποστολέας» ο οποίος δύναται να πραγματοποιήσει αποστολές ειδοποιήσεων και  ο «Επόπτης» που δύναται να έχει την εικόνα όλων των ειδοποιήσεων των υπαλλήλων του Φορέα του.

Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μετά την είσοδό του στο σύστημα επιλέγει την ατομική αποστολή ειδοποιήσεων και ακολουθεί τα εξής βήματα:

i. Εισάγει στο κατάλληλο πεδίο τον ΑΦΜ του φυσικού προσώπου. Το Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων αντλεί από τη βάση δεδομένων του Ε.Μ.Επ. τα καταχωρισμένα στοιχεία και εμφανίζει το όνομα, το επώνυμο, τον αριθμό του κινητού τηλεφώνου επικοινωνίας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του φυσικού προσώπου. Στις περιπτώσεις μη ανεύρεσης των στοιχείων του φυσικού προσώπου στο Ε.Μ.Επ., μη συναίνεσης του φυσικού προσώπου στην ηλεκτρονική επικοινωνία με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης ή μη έγκυρου ΑΦΜ, το Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων εμφανίζει σχετικό μήνυμα.

ii. Ο υπάλληλος εισάγει την ειδοποίηση προς αποστολή και επιλέγει το μέσο αποστολής (sms ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο).

iii. Το Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων προβαίνει σε σχετική αποστολή της ειδοποίησης.

Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μετά την είσοδό του στο σύστημα επιλέγει τη μαζική αποστολή ειδοποιήσεων και ακολουθεί τα εξής βήματα:

i. Ο υπάλληλος μεταφορτώνει αρχείο με τους ΑΦΜ των προς ενημέρωση φυσικών προσώπων. Το προς μεταφόρτωση αρχείο θα πρέπει να ακολουθεί τον μορφότυπο των υπολογιστικών φύλλων excel (.xls και .xlsx) και στην πρώτη στήλη να περιέχει τους ΑΦΜ των φυσικών προσώπων, στα οποία είναι επιθυμητό να αποσταλεί η ειδοποίηση με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ii. Κατόπιν ο υπάλληλος εισάγει το θέμα και το μήνυμα προς αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μόνο το μήνυμα στην περίπτωση της αποστολής με sms και αιτείται τη μαζική αποστολή της ειδοποίησης.

iii. Το Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων αντλεί από τη βάση δεδομένων του Ε.Μ.Επ. τα καταχωρισμένα στοιχεία και προβαίνει σε αποστολή της ειδοποίησης με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με sms προς τα φυσικά πρόσωπα για τα οποία υπάρχει η σχετική δυνατότητα αποστολής.

iv. Στις περιπτώσεις μη ανεύρεσης των στοιχείων του φυσικού προσώπου στο Ε.Μ.Επ., μη συναίνεσης του φυσικού προσώπου στην ηλεκτρονική επικοινωνία με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης και/ή μη έγκυρου ΑΦΜ, η ειδοποίηση δεν αποστέλλεται. Δημιουργείται κατάλογος με τους ΑΦΜ στους οποίους δεν απεστάλη η ειδοποίηση, καθώς και τον λόγο αδυναμίας αποστολής της ειδοποίησης. Ο κατάλογος είναι δυνατόν να εξαχθεί ως αρχείο στον μορφότυπο των υπολογιστικών φύλλων excel (.xlsx).

Σημειώνεται πως η μαζική αποστολή sms θα πρέπει γίνεται κατόπιν προ συνεννόησης με την ΓΓΠΣΨΔ. (emep_support@gsis.gr) 

Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μετά την είσοδό του στο σύστημα επιλέγει τη μαζική αποστολή με προσωποποιημένη πληροφόρηση και ακολουθεί τα εξής βήματα:

i. Ο υπάλληλος μεταφορτώνει αρχείο με τους ΑΦΜ των προς ενημέρωση φυσικών προσώπων και το κείμενο  με την προσωποποιημένη πληροφόρηση. Το προς μεταφόρτωση αρχείο θα πρέπει να ακολουθεί τον μορφότυπο των υπολογιστικών φύλλων excel (.xls και .xlsx), στην πρώτη στήλη να περιέχει τους ΑΦΜ των φυσικών προσώπων στα οποία είναι επιθυμητό να αποσταλεί η ειδοποίηση και στη δεύτερη το κείμενο  με την προσωποποιημένη πληροφόρηση.

ii. Κατόπιν ο υπάλληλος, εισάγει το θέμα (μόνο για την αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και αιτείται τη μαζική αποστολή της προσωποποιημένης ειδοποίησης.

iii. Το Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων αντλεί από τη βάση δεδομένων του Ε.Μ.Επ. τα καταχωρισμένα στοιχεία και προβαίνει σε αποστολή της ειδοποίησης με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με sms προς τα φυσικά πρόσωπα για τα οποία υπάρχει η σχετική δυνατότητα αποστολής.

iv. Στις περιπτώσεις μη ανεύρεσης των στοιχείων του φυσικού προσώπου στο Ε.Μ.Επ., μη συναίνεσης του φυσικού προσώπου στην ηλεκτρονική επικοινωνία με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης και/ή μη έγκυρου ΑΦΜ, η ειδοποίηση δεν αποστέλλεται. Δημιουργείται κατάλογος με τους ΑΦΜ στους οποίους δεν απεστάλη η ειδοποίηση, καθώς και τον λόγο αδυναμίας αποστολής της ειδοποίησης. Ο κατάλογος είναι δυνατόν να εξαχθεί ως αρχείο στον μορφότυπο των υπολογιστικών φύλλων excel (.xlsx).

Σημειώνεται πως η μαζική αποστολή sms θα πρέπει γίνεται κατόπιν προ συνεννόησης με την ΓΓΠΣΨΔ.  (emep_support@gsis.gr) 

Ο υπάλληλος του Φορέα που έχει εξουσιοδοτηθεί για την αποστολή των μηνυμάτων στα Φυσικά Πρόσωπα, έχει  την ευθύνη για την ορθότητα του αρχείου  με τους ΑΦΜ και το περιεχόμενο του μηνύματος που θα αποσταλεί στα Φυσικά πρόσωπα εκ μέρους του Φορέα του. 

Κάθε μαζική αποστολή λαμβάνει ένα μοναδικό αναγνωριστικό κωδικό αποστολής ανά Φορέα. Ο μοναδικός αναγνωριστικός κωδικός αποστολής μπορεί να αξιοποιηθεί για την αναζήτηση των στοιχείων της αποστολής.

Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μετά την είσοδό του στο σύστημα δύναται να προβεί στην αναζήτηση του ιστορικού των αποστολών ειδοποιήσεων, οι οποίες πραγματοποιήθηκαν από τον Φορέα στον οποίο υπηρετεί.

Ειδικότερα:

α) η αναζήτηση του ιστορικού ατομικών αποστολών ειδοποιήσεων πραγματοποιείται εισάγοντας ως κριτήρια αναζήτησης τον ΑΦΜ του φυσικού προσώπου και/ή την χρονική περίοδο που έλαβε χώρα η αποστολή,

β) η αναζήτηση του ιστορικού των μαζικών αποστολών ειδοποιήσεων πραγματοποιείται βάσει ενός ή περισσοτέρων εκ των κάτωθι κριτηρίων:

i. τον κωδικό της αποστολής,

ii. το θέμα της ειδοποίησης,

iii. τη χρονική περίοδο που έλαβε χώρα η αποστολή.

Στην περίπτωση της μαζικής αποστολής υπάρχει δυνατότητα εξαγωγής αρχείων σε μορφότυπο υπολογιστικών φύλλων excel με το σύνολο των ΑΦΜ που πραγματοποιήθηκε η αποστολή της ειδοποίησης και το σύνολο των ΑΦΜ που απέτυχε η αποστολή της ειδοποίησης. Τα αρχεία αυτά παραμένουν διαθέσιμα στο σύστημα για χρονικό διάστημα ενός (1) έτους μετά την πραγματοποίηση της αποστολής.

Οι ειδοποιήσεις που αποστέλλονται σε κάθε φυσικό πρόσωπο μέσω του «Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων» είναι διαθέσιμες μέσω της εφαρμογής του Ε.Μ.Επ. κατόπιν επιλογής από το φυσικό πρόσωπο του εικονιδίου των ειδοποιήσεων που διατίθεται στην εφαρμογή.

Στο Ε.Μ.Επ. οι ειδοποιήσεις παραμένουν διαθέσιμες για ένα (1) έτος.

Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα διενεργείται σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. και σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και τις διατάξεις του ν. 4624/2019 (Α’ 137). Η Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των λαμβανόμενων πληροφοριών και, κατ’ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.

Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι σας έχουν δοθεί δικαιώματα πρόσβασης επικοινωνώντας με το διαχειριστή του φορέα σας και να ελέγξτε την ορθότητα στην πληκτρολόγηση των διαπιστευτηρίων σας. Αν δεν επιλυθεί το πρόβλημα θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή του φορέα σας.

Η υπηρεσία παρουσιάζει προσωρινό πρόβλημα διαθεσιμότητας. Παρακαλούμε να προσπαθήσετε ξανά αργότερα.

Στη λειτουργικότητα της μαζικής αποστολής ειδοποιήσεων υπάρχει δυνατότητα μεταφόρτωσης αρχείων excel. Βεβαιωθείτε ότι πρόκειται για αρχεία με την επέκταση .xlxs ή .xls.

Οι φορείς του δημοσίου τομέα δύνανται να αξιοποιούν ειδική διαδικτυακή υπηρεσία με όνομα «Αποστολή ειδοποιήσεων μέσω του Ε.Μ.Επ.-Κέντρο Ειδοποιήσεων» για να επικοινωνήσουν ηλεκτρονικά με τα φυσικά πρόσωπα που έχουν καταχωρίσει τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο Ε.Μ.Επ. και έχουν δηλώσει ότι επιθυμούν την ηλεκτρονική επικοινωνία με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης. Ο φορέας δύναται να αιτηθεί από τη Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. και να αξιοποιήσει την υπηρεσία κατόπιν αιτήματος που υποβάλλεται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του στην Εφαρμογή Διαχείρισης Αιτημάτων Διαλειτουργικότητας (Ε.Δ.Α.) του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ., σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στην υπ’ αρ. 118944 ΕΞ 2019 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 3990).